Ett flödesschema

Ett flödesschema är en grafisk framställning av en process eller ett förlopp. Det visar hur de olika stegen i processen hänger samman med varandra. De symboler som används finns bland relaterade dokument.

Genom att använda flödesschema vid analys av en vårdkedja kan man grafiskt åskådliggöra patientens väg genom vårdapparaten samt studera informationsflödet, remissvägar och journalens vandring inom och mellan kliniker. Går dessa flöden smidigt och parallellt med patientflödet eller utgör de hinder?

När olika aktiviteter ritas in i ett flödesschema identifieras relationer, oklarheter, omarbete, väntetider, "flaskhalsar" och kritiska moment lättare. Man blir varse om hur processen hänger ihop och uppmärksam på vilka områden som är viktiga för kvaliteten i kedjan samt vad som behöver ändras för att nå god kvalitet. Det är av vikt att bestämma start och mål innan arbetet med flödesschemat påbörjas.

Flödesschemat är en grafisk bild av en process,men arbetet med själva schemat är också en viktig process. Det är inte schemat i sig som är det egentliga resultatet utan den dialog, diskussion och insikt som arbetet genererar. Ett flödesschema utarbetas gemensamt av dem som är delaktiga och berörda av processen som schemat beskriver. Under arbetets gång tar man del av olika perspektiv, krav och förväntningar, samband blir tydliga och ens egen plats på kartan syns bättre.

I dagens sjukvård talas det väldigt mycket om vårdkedjor, patientflöden, behandlingskedja et cetera. Kedja respektive flöde är centrala ord i sammanhanget. Kedjan står för strukturen och flödet för processen.

Vårdkedjan kan definieras som ”den struktur genom vilket det pågår ett flöde”, t ex patienter, information, behandlingar eller åtgärder. Med vårdkedja avses både struktur (formen) och process (innehållet).

Kvalitet i vårdkedjan handlar om huruvida flödet obehindrat kan följa de strukturer som det ska. Vårdkedjan tar fasta på patientperspektivet och målet sätts på individnivå. För att undersöka och kontrollera flödet kan metoden flödesschema användas.

Den nulägesbeskrivning som arbetet med flödesschemat innebär är ett verksamt förändringsinstrument eftersom ingen vill vara den "svaga länken" i kedjan. Flödesschemat ger en schematisk bild hur verkligheten förhåller sig

Förstår man sambanden och sin egen roll i processen då finns det också motivation att påverka och förbättra.

Metoden flödesschema kan användas för att beskriva många olika typer av processer. Vårdkedja är ett exempel, en arbetsprocess ett annat. Den kan användas när man skall utarbeta en åtgärdsplan för genomförande av lösningar samt vid insamling och bearbetning av data.

I Exempel på flödesschema finns både vårdkedjor och arbetsprocesser beskrivna. Ett av exemplen, är ett flödesschema på ett strokeprojekt. Det är ett schema som beskriver flödet i ”grova drag” eftersom syftet med schemat var att förbättra patientinformationen i samband med byte av vårdnivå. Denna strokekedja kan brytas ner i mindre delar och ett flödesschema kan göras för att beskriva flödet exempelvis på medicinklinik eller geriatriask rehabiliteringsklinik.

När man ska börja med att beskriva ett flöde med hjälp av ett flödesschema underlättar det om man från början använder ett stort pappersark och klisterlappar. På klisterlapparna skrivs vad som händer i processen och dessa klistras fast på pappret. Pilar ritas mellan lapparna för att visa hur flödet går. När man är klar med detta kan flödet åskådliggöras med de grafiska symboler som vanligtvis används. Det är givetvis ingenting som hindrar att symbolerna används direkt, men det kan lätt bli så att gruppen fastnar i att diskutera vilka symboler som ska användas istället för att ägna sig åt att beskriva det flöde som var avsikten från början.

Britt-Marie Karlsson
Arbetsterapeut, Björkskatans vårdcentral